„Eseményt szervezni kihívás: nem könnyű megtervezni és lebonyolítani a rendezvényt, hiszen minden apró részlet figyelmet és felkészültséget igényel, a finanszírozási költségeket pedig elő kell teremteni, mégis ezek adják a varázsát” – mesélte Kiss Gergő, a Kolozsvári Műszaki Egyetem gépészmérnök hallgatója, aki az utóbbi években önkéntes eseményszervezőként tevékenykedett. Munkája „felemelő érzést” váltott ki belőle, mert úgy érzi, hasznosat és különlegeset adhatott a társadalomnak.

Kiss Gergő középiskolás korában és egyetemista évei alatt is belekóstolt az önkéntességbe: míg korábban a beteg gyermekekért tevékenykedett, a későbbiekben a Kolozsvári Magyar Diákszövetségben kezdett munkálkodni. Elmondása szerint egyik szervezetnél sem hajtotta az a gondolat, hogy az eseményszervezés terén próbálja ki magát, mégis úgy adódott, hogy leggyakrabban a szervezői feladatköröket választotta: „valami szépet tudtam nyújtani a megszervezett esemény által, és ha volt egy konkrét célom, akkor sokkal jobban oda tudtam tenni magam” – magyarázta választását a fiatalember.

Hozzátette, már középiskolás éveiben biztos volt abban, hogy a gépészmérnöki szakot választja, ahogyan azt is tudta, az önkéntességet folytatja a továbbiakban is. Bár voltak kételyei a kettő összeillesztését illetően, könnyen felismerte, a mondhatni „helyes” megoldást: amikor az önkéntesség volt a prioritás, akkor az egyetemet szorította háttérbe, amikor pedig a tanulmányaira kellett kiemelten összpontosítania, akkor az önkéntességet hagyta alább. „Nem érzem azt, hogy a szakmai tudásom megsínylette volna, hogy annyiszor mulasztottam az önkéntesség javára” – érvelt kijelentése mellett. Kiemelte, az önkéntességnek köszönhetően olyan ismeretekkel gazdagodott, amelyeket az egyetemen nem sajátíthatott volna el, éppen ezért néhány lépéssel elébb járt a csoporttársaitól, akik – bár jól tanultak – nem tevékenykedtek önkéntesként az egyetemi éveik során.

Kiss Gergő rávilágított, a középiskolai szervezetek is kedvező eseményszervezői lehetőségeket biztosíthatnak, hiszen először ő is a marosvásárhelyi Bolyai Farkas Elméleti Líceum néptánccsoportjának vezetőjeként próbálta ki magát az ilyesfajta munkában. Később, ugyancsak Marosvásárhelyen, egy családi alapítványnál tevékenykedett, méghozzá az Együtt a Rákos Gyerekekért Alapítványnál, ahol barátaival közösen igyekeztek jót tenni, mindamellett, hogy eseményeket szervezgettek. A valódi eseményszervezői tevékenysége a későbbiekben, Kolozsváron teljesedett ki, itt ugyanis egyszerre munkálkodott a KMDSZ önkéntes csapatában, valamint a Kolozsvári Műszakis Klub vezetőségében: ezek keretében kipróbálhatta magát a fesztiválszervezés terepén, ugyanis a Méra World Music Festival és a Vibe Festival igazgatása is a KMDSZ-hez tartozott.

A KMDSZ önkéntes csapatához bárki csatlakozhat, aki előzetesen jelentkezik a Mentorprogramba, amely a felvételin való helytállás után képzéseket is biztosít. Azonban nem kizáró jellegű ez a program, ugyanis minden rendezvény előtt nyilvánosságra hoz a diákszövetség egy önkéntes jelentkezési ívet, és ezáltal bárki bejuthat a csapatba. Vannak korlátolt helyű rendezvények, hiszen a Gólyatáborok például nem a szervezőkért, hanem a gólyákért szerveződnek, így túljelentkezés során válogatnak az önkéntesek közül, de a különböző egyetemi szakok szakosztályai is dobbantóként szolgálhatnak, mert, ha oda jelentkezik a fiatal, akkor a KMDSZ bűvkörébe is bekerül – ismertette a jelentkezéssel járó folyamatokat.

„120 százalékot kell nyújtani, ahhoz, hogy a lebonyolítás 100 százalékos legyen”

Az eseményszervezés sikeresebbé teheti az embert, mert megtanítja a csapatmunkára, felhívja a figyelmet az együtt dolgozás hatékonyságára, de az időbeosztásra is kiképez, ami egyébként roppant nehézkes a fiatalok életében. Arra is felkészíti az önkéntest, hogy miként lépjen túl a problémákon, hogyan kezelje azokat, és miként kommunikáljon a nagy tömegekkel, nem beszélve arról, hogy adminisztrációs készségekkel gazdagítja és a pénz helyes kezelésére is megtanítja a fiatal szervezőt – mesélte Kiss Gergő, aki a szervezések során jogi ismereteket is szerzett.

A fiatalember arról is beszámolt, hogy az eseményszervezői feladatokig változatos pocíziókon kellett keresztülmennie, így volt hangtechnikus, valamint adománygyűjtő, koreográfus, backstage-manager és elnök is. Az elvárásokról megtudtuk, leginkább önmagával szemben tanúsított követelményeket: „elvártam magamtól, hogy 120 százalékot nyújtsak, mert akkor az esemény lebonyolítása 100 százalékossá válik” – magyarázta.

Keményen kell dolgozni ahhoz, hogy az eseményszervezés gyümölcse beérjen, azaz a közösség örömét lelje a megszervezett alkalomban. A legérdekesebb az egészben pedig az, hogy a szervező maga nem tudja megállapítani, hogy mennyire teljesített jól, ezt csakis azoktól lehet megkérdezni „akikkel, és akikért dolgozott”.

A fiatalember az eseményszervezés mélységeiről és magaslatairól is beszámolt, így világossá vált előttünk, mindig adódnak nehézségek, átvirrasztott éjszakák, de a csapatmunka, a kiváló koordináció és vezetés kellő ösztönzést biztosíthat hullámhelyzetekben. „Csapatban könnyebb és élvezetesebb a munka” – fejtette ki Kiss Gergő, akinek minden esetben sikerült a közös munkában örömöt lelni.