Az elmúlt hetekben a média arról értesített, hogy az ORSZÁGOS IRATTÁR (ARHIVA NAŢIONALĂ) működését szabályozó törvény megváltoztatásakor nem sikerült képviselőinknek az a törekvése, hogy a jogszabályba bekerüljön az a javaslat miszerint visszaszolgáltatják egyházainknak a tőlük elvett okmányokat, levél és irattárakat. Fájdalmas és negatív következményekkel járó ez a jogsértés ami azt bizonyítja a román politikum még mindig nem képes európaian gondolkozni egyes, főleg a  nemzeti identitást érintő kérdésekben. De ezen kívül az említett jogszabály (legea 138/2013 privind modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 – megjelent a Hivatalos Közlöny május 7-ki, 253. számában) tartalmaz több olyan előírást is melyeknek az ismerete hasznosnak bizonyulhatnak többünk számára. Ezekről lesz szó az alábbiakban.

Amint látjuk egy ezelőtt 17 évvel kihirdetett törvény módosításáról van szó, azóta sok minden történt gazdasági-szociális élet, valamint a jogalkotás terén, így természetes és indokolt a szóbanforgó törvény időszerűsítése. Ezt tükrözi a jogszabály 1. cikkelyének kiegészítése is, melynek értelmében Románia Országos Irattári Állományát (Fondul Arhivistic Naţional al României) képezik mindazok az okmányok is, melyeket az eredeti törvényszövegben felsorolt intézményeken (állami és közintézmények, köz- és magán gazdasági, társadalmi, kulturális, katonai, vallási szervezetek) kívül, különböző tevékenységekre felhatalmazott, szakmai tevékenységeket, mesterségeket űző, természetes személyek állítanak elő. Ebből a pontosításból ered az előbb felsorolt személyek felelőssége, hogy az általuk létrehozott okmányokat a törvény előírása szerint kezeljék és megőrizzék, illetve az érintett személyek vagy a jogszabályok alapján erre felhatalmazott hatóságok kérésére, ezeket az igénylő tudomására hozzák.

A törvény értelmezése szerint Románia Országos Irattári Állományát képezik: hivatalos és magán okiratok, diplomata és konzuli okmányok, emlékiratok, kéziratok, kiáltványok, felhívások, plakátok, tervezetek, vázlatok, térképek, tanulságos filmművészeti és más ehhez hasonló alkotások, pecsét matricák, valamint történelmi jellegű fénykép, video, audio és informatikai felvételek, melyeket az ország területén vagyon azon kívül, román állampolgárok alkottak.

Amint a fentiekből következik a törvény igen sokrétű okiratot, dokumentumot az Országos Irattár Állományokhoz tartozónak minősít. A most megjelent módosítás különösen a jogszabály III. és IV: fejezeteinek előírásait bővíti ki, melyek az okiratok létrehozóinak és megőrzőinek kötelességeire vonatkoznak, valamint azokra az eljárásokra, mi történik azokban az esetekben mikor ezek megszűnnek létezni.

Egyik leglényegesebb módosítás, hogy a törvény lehetővé teszi olyan gazdasági alapon működő egységek/kezelők (operatori economici) létrehozását, melyek hatósági engedély alapján irattári tevékenységet folytathatnak. Ezek vennék át, a törvény által megszabott esetekben, azoknak a gyakorlati jelleggel bíró okiratoknak/okmányoknak a megőrzését, mint amilyenek például a társadalmi biztosítási alapokra való befizetést igazoló dokumentumok, melyek szükségesek a nyugdíjjogosultság megállapítására. Jogosultak lesznek, az adott példa esetében, a kezelésükben levő okmányok alapján, az érdekelt fél igénylésére igazolást, másolatot, kivonatokat adni a társadalombiztosítási alaphoz való hozzájárulás idejéről, nagyságáról, az elvégzett munka jellegéről stb.

A csődöt mondott vállalkozások, intézmények esetében, a jogszabály módosítás szerint a történelmi jellegű okmányokat, okiratokat az Országos Irattár, illetve ezek megyei kirendeltségeinek kell átadni, a gyakorlati jelleggel bírókat pedig egy fent említett irattárt kezelő egységnek.

A gazdasági, szakmai tevékenységre felhatalmazott személyek (persoane fizice autorizate), ha megszüntetik tevékenységüket, a jövőben, a törvény által az Országos Irattári Állományhoz tartozó okmányaikat nem az Országos Irattárnak, hanem egy irattárt gazdasági alapon kezelő egységnek kell átadniuk. Ezek a személyek, ha nem is szüntetik meg tevékenységüket, kérhetik és szerződéses alapon, átadhatják említett okmányaikat, megőrzésre és kezelésre irattári tevékenységet végző egységeknek.

A gyakorlati jelleggel bíró okmányok megőrzése és kezelése terén a jogalkotó még azt is lehetővé teszi, ha igény van rá, a nyugdíjhivataloknál levő és a nyugdíjjogosultságot bizonyító okmányokat, melyeknek alapján különböző másolatokat, kivonatokat, igazolásokat adnak ki, át lehessen adni irattári tevékenységet végző egységeknek, mentesítve ezáltal a nyugdíjhivatalokat ezeknek a szolgáltatásoknak az elvégzésétől.

Csődeljárás esetében, a jogi személyt felszámolónak elsőrendű feladata lesz a jövőben, hogy a felszámolási alapból biztosítsa a szükséges összegeket az irattár átadásához egy irattári tevékenységet végző egységhez.

Az irattári tevékenységeket folytató egységek működését az Országos Irattár, illetve ennek megyei kirendeltségei engedélyezik. Ezeket az engedélyeket 3 évre adják és a törvény által megszabott feltételek teljesítése alapján lehet meghosszabbítani, illetve ezen feltételek hiányában, megszüntetni. Az Országos Irattár kötelezettsége, valamint csődeljárás esetében a felszámolóé is, hogy nyilvánossá tegyék az irattárak áthelyezését az irattári tevékenységeket végző egységekhez. Az Országos Irattár kötelessége az irattári tevékenységre felhatalmazott egységek nyilvántartása. Ebből a célból létre kell hoznia egy országos nyilvántartó regisztert.

Az irattári tevékenységre vonatkozó szabályozások külön rendelkeznek a közjegyzői irodák és Közjegyzők Országos Szövetsége (Uniunea Naţională a Notarilor Publici) kezelésében levő okiratokról. Ezeket kizárólag a közjegyzői irodáknál, illetve az említett Szövetségnél maradnak megőrzésre, kezelésre. A közjegyzői irodák kezelhetnek a közjegyzőin kívül más jellegű irattárat is, ha biztosítani tudják az ehhez szükséges feltételeket, és megszerzik az erre vonatkozó engedélyt.

Az Országos Irattár, valamint az irattári tevékenységet végző egységek, természetes és jogi személyek igénylése alapján, kötelesek kiállítani igazolásokat, készíthetnek másolatokat, kivonatokat azokról az okmányokról, melyek birtokukban vannak. Ezeket a szolgáltatásokat megfelelő tarifa ellenében végzik. A tarifák nagyságának felső határát az állami hatóságok állapítják meg.

Az irattári törvény módosításában előírt szabályozások 2013. május 10-én léptek életbe, gyakorlatba ültetésük céljából a Belügyminisztérium 60 napon belül végrehajtási utasításokat kell közzétegyen. Azokból fogjuk megtudni, hogyan történik majd a jövőben az okiratok megőrzése és kezelése.