Manapság sokan vannak, akik külföldön élnek vagy ott kívánják folytatni tanulmányaikat, illetve külföldön akarnak munkát találni. Számukra külön gondot jelentett, hogy anyakönyvi okirataik (születési, házassági, halotti bizonylatok) elfogadhatók legyenek a külföldi hatóságok részéről, illetve a román hatóságok elfogadják a külföldön kiállított anyakönyvi okiratokat. Az érdekeltek körében nem köztudomású, hogy Románia csatlakozott az 1976 évi Bécsi Konvencióhoz, amely szabályozza a többnyelvű anyakönyvi okiratok kibocsátását és elfogadását a konvenciót aláíró és hozzá csatlakozó országokban.

Románia a 22. ország, amely csatlakozott az említett konvencióhoz. A 2013 évi 608 sz. Hivatalos Közlönyben jelent meg a kormány 2013. október 30-án hatályba lépett 727/2013 sz. határozata, amely elfogadja az 1976 évi 16. sz. Bécsi Konvencióhoz való csatlakozás módszertani szabályozását. A többi, a konvenciót aláíró, illetve csatlakozott ország: Ausztria, Belgium, Bosznia-Hercegovina, Horvátország, Svájc, Franciaország, Németország, Görögország, Olaszország, Luxemburg, Litvánia, Macedonia, Montenegró, Moldvai Köztársaság, Hollandia, Lengyelország, Portugália, Spanyolország, Szlovénia, Szerbia és Törökország.

A felsorolt országokban, bármilyen hivatalos eljáráshoz benyújtandó anyakönyvi okirat érvényes, ha a Bécsi Konvenció által meghatározott többnyelvű formában állították ki. Tehát a jövőben nem kell az eredeti okiratokat lefordítatni és törvényesen hitelesítetni. Ez egyaránt érvényes a román hatóságok számára, ha a felsorolt országok többnyelvű anyakönyvi okiratairól, illetve a konvenciót aláíró országok hatóságaira a Romániában kiállított többnyelvű anyakönyvi okiratokról van szó.

A konvenció előírása szerint a többnyelvű anyakönyvi okiratot legkevesebb 2 nyelven kell kiállítani, amelyek közül a francia nyelv kötelező, az okiratban használt rövidítések angol nyelvben használatosak kell legyenek. A romániai szabályozás a többnyelvű anyakönyvi okiratokat három nyelven (román, francia, angol) állítják ki kézírással (olograf) vagy informatikai eszközökkel. A többnyelvű anyakönyvi okiratok kibocsátásáért a Személyeket Nyilvántartó Helyi Közösségi Hivatalhoz (Serviciul Public Comunitar Local de Evidență a Persoanelor – SPCLEP) lehet fordulni, vagy ahol nem működik ilyen hivatal, a polgármesteri hivatalhoz. Az okmánybélyeggel ellátott kérvényt be lehet nyújtani ahhoz a hivatalhoz, ahol megtalálható az anyakönyvi okirat eredeti bejegyzése, vagy a kérvényt benyújtó lakhelye szerinti illetékes SPCLEP-hez vagy polgármesteri hivatalhoz. A hivatalnak 30 napon belül ki kell állítania a kért többnyelvű okiratot.

A születési és házasságkötési többnyelvű anyakönyvi okirat kibocsátását kérheti az illető személy vagy ezeknek törvényes meghatalmazottja, ami a halotti bizonyítványt illeti az elhalálozott családtagjai vagy más erre feljogosított személy. Romániában a kérvényezőnek az igénylés beadásakor be kell mutatniuk:

– román állampolgároknak, érvényes személyazonossági igazolványukat;

– 14 évnél idősebb kiskorúak is kérhetik többnyelvű anyakönyvi okirat kibocsátását, ugyancsak személyazonossági igazolványuk bemutatása alapján egyik szülőjük vagy törvényes gyámjuk jelenlétében;

– Európai Unió tagország és Svájc állampolgárai az illető állam által kibocsátott személyazonossági igazolvánnyal vagy érvényes útlevéllel kell igazolniuk magukat;

– külföldön élő román állampolgároknak és más külföldieknek érvényes útlevelet kell bemutatniuk;

– hontalanok (apatrizi) ideiglenes tartózkodási igazolványuk vagy nemzetközileg elismert útlevelük bemutatására kötelesek.

A többnyelvű anyakönyvi okiratok kibocsátásánál az alábbi szabályok érvényesek:

– a helységneveket úgy kell beírni ahogy az eredeti okmányban szerepelnek, ha nem romániai helységről van szó akkor be kell írni az ország nevét ahol a helység van;

– a többnyelvű anyakönyvi okiratok kiállításánál használatos rövidítések: Jo = nap, Mo =hónap, An = év, M = hímnemű, F = nőnemű,  Mar = házasság, Div = válás, A = érvénytelenítés, D = elhalálozás, Dm =  férj elhalálozása, Df = feleség elhalálozása, Ne/Née = született (attól függően, hogy nő vagy férfi), CM = házassági szerződés, SC = törvényes elválasztás;

– a Mar, Div, A, D, Dm és Df rövidítések után kötelezően be kell írni az esemény dátumát és helyét, a Mar után a férj/feleség nevét és utónevét (keresztnevét), a Ne/Née után a születéskor használt nevet, CM után a házasság választott jellegét;

– a többnyelvű anyakönyvi okiraton fel kell tüntetni a kiállítás dátumát, az anyakönyvvezető aláírását a SPCLEP, illetve a polgármesteri hivatal bélyegzőjét.